KARGOKU.ID- DUNIA KERJA – Surat Jalan Barang, Dokumen yang Wajib Diperhatikan Saat Pengiriman Barang – Apa itu surat jalan barang – contoh surat jalan pengiriman barang – Delivery Order Letter
Pengertian Surat Jalan
Surat Jalan adalah dokumen wajib di mana surat ini disatukan bersama dengan suatu barang yang akan dikirim dari suatu tempat ke tempat yang lain.
Dokumen ini merupakan salah satu dokumen yang sangat penting untuk diperhatikan pihak ekspedisi dalam proses pengiriman barang.
Umumnya, surat jalan atau surat pengiriman barang dikeluarkan oleh sebuah perusahaan jasa ekspedisi pengiriman barang yang diberikan kepada pihak pengirim dan penerima barang. Tujuan dibuatnya surat jalan yaitu untuk memastikan secara rinci barang yang dikirim serta memastikan apa saja dan berapa banyak isi muatan dari sebuah truk yang disewa.
Sama halnya dalam sebuah pengiriman barang. Dokumen pengiriman tersebut harus mencantumkan data barang-barang yang dikirim serta mencantumkan kualitas dan kuantitas dari barang tersebut.
Sehingga, si pengirim dan penerima akan merasa aman apabila ada petugas yang berwajib seperti dinas atau polatnas yang hendak memeriksa isi barang kiriman tersebut.
Ada istilah lain dari surat jalan pengiriman barang ini, yaitu dokumen Delivery Order (DO).
Fungsi Dokumen Pengiriman Barang
Dalam proses pengiriman barang, dibutuhkan beberapa dokumen dimana dokumen ini memiliki beberapa fungsi seperti:
- Sebagai keterangan resmi antar pihak penerima dan pihak pengirim.
- Memberi keterangan secara rinci terhadap barang yang akan dikirim
- Dijadikan sebagai media untuk konfirmasi bahwa barang yang dikirim sudah diterima
- Untuk membuktikan kepada pihak penerima barang bahwa dia telah menerima barang yang dikirim oleh pihak pengirim dengan nama yang sudah bertandatangan pada surat jalan tersebut.
- Sebagai bukti adanya kesepakatan antara pihak pengirim dan penerima. Kesepakatan ini berupa keterangan, tujuan pengiriman, harga barang dan setiap detail lain yang diperlukan.
- Sebagai bukti kepada pihak asuransi pengiriman barang bahwa barang tersebut adalah milik si si pengirim jika sewaktu-waktu diperlukan untuk melakukan klaim kerusakan dan kehilangan barang.
- Pada lembar pertama, maka akan digunakan sebagai bukti yang valid yaitu transaksi bahwa barang sudah benar-benar diterima oleh si penerima barang. Nantinya, lembar pertama ini akan dipakai untuk pembukuan pada bagian akuntansi.
- Lembar kedua biasanya diberikan kepada penerima barang atau dengan kata lain adalah si pembeli
- Lembar yang terakhir dipakai sebagai dokumen arsip untuk perusahaan yang bersangkutan.
Cara Kerja Surat Pengiriman Barang
- Lembar pertama diberikan kepada pihak pengirim sebagai bukti bahwa transaksi telah dilakukan.
- Lembar kedua akan diserahkan kepada pihak penerima atau pembeli untuk mengkonfirmasi bahwa barang kiriman sudah diterima dari pengirim.
- Lembar ketiga akan disimpan oleh kurir atau perusahaan ekspedisi sebagai arsip pribadi.
Demikian penjelasan mengenai pengertian surat pengiriman barang. Semoga bermanfaat bagi Anda yang ingin melakukan jasa ekspedisi.
Baca Juga: Inilah Kisah Inspiratif Pendiri Dan Sejarah Indah Cargo
