Invoice Adalah- Didalam dunia bisnis, invoice bukan kata asing lagi. Apakah Anda tahu apa itu invoice? Secara umum sebagian orang belum mengetahui apa guna invoice. Banyak dari pembeli atau penjual, yang membuang invoice karena dianggap tidak begitu penting. Sebenarnya invoice bertujuan untuk melakukan pencatatan atas barang atau jasa yang telah dibeli dan digunakan. Masing-masing perusahaan tentu mempunyai tujuan untuk memperoleh laba. Makanya invoice sangat dibutuhkan.
Apa Itu Invoice?
Invoice adalah surat tagihan yang diterbitkan oleh pihak penjual kepada pelanggan dengan kesepakatan yang tercantum pada purchase order (PO). Jika dalam bahasa Indonesia, kata invoice adalah faktur. Arti dari faktur atau invoice adalah barang kiriman yang dilengkapi keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar.
Umumnya invoice dibuat dalam tiga lembar yang berguna untuk pembeli yang sudah melunasi pembayarannya. Lembar kedua untuk arsip penjualan, dan lembar ketiga digunakan untuk laporan bagian keuangan. Nantinya Invoice akan menjadi bukti transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit.
Jenis-Jenis Invoice atau Faktur
Ada beberapa jenis invoice yang dibedakan menjadi tiga. Berikut ini jenis-jenis invoice atau faktur
Invoice atau Faktur Biasa
Jenis invoice ini umumnya sering digunakan dalam transaksi yang bersifat sederhana dalam transaksi jual beli. Isi dari invoice atau faktur biasa ini sangat sederhana. Hanya berisi jumlah, rincian item, harga item, serta harga totalnya.
Invoice atau Faktur Proforma
Jenis faktur ini akan diberikan sebelum penyerahan barang secara keseluruhan. Artinya adalah faktur ini digunakan sebagai faktur pengganti sementara. Karena barang yang didapatkan oleh pembeli dikirimkan dengan cara bertahap atau terpisah. Invoice proforma ini akan digunakan pembeli ketika pembayaran dilakukan. Hal ini dilakukan karena si pembeli membeli barang berdasarkan faktur proforma, namun barangnya belum diterima secara keseluruhan. Nah jika seluruh barang yang dipesan sudah diterima secara utuh, maka akan diganti dengan faktur utuh dan faktur biasa.
Invoice atau Faktur Konsuler
Jenis invoice ini biasa digunakan pada perdagangan internasional atau kegiatan ekspor dan impor. Faktur ini harus mendapatkan legalisasi yang disahkan oleh perwakilan negara tujuan pengimpor, sebelum diberikan ke penerima. Dan di dalam invoice konsuler harus terdapat pengesahan dan persetujuan dari perwakilan negara yang mengimpor atau atase (ahli) perdagangan, kedutaan besar negara pengimpor yang ada di negara pengekspor serta kantor konsuler.
Baca juga: Contoh Surat Jalan yang Baik Bagi Perusahaan Ekspedisi
Fungsi dari Invoice atau Faktur
Selain jenisnya, invoice atau faktur juga mempunyai beberapa fungsi. Berikut ini adalah fungsi dari invoice dan faktur yaitu:
- Sebagai informasi mengenai barang atau jasa yang telah dibeli atau digunakan
- Sebagai bukti tagihan untuk pengusaha kena pajak yang menyerahkan barang kena pajak atau jasa kena pajak
- Salah satu rujukan yang sah jika barang atau jasa yang tercantum akan dijual lagi ke pihak lain
- Sebagai rujukan jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan
- Bukti pembayaran PPN yang dilakukan pembeli barang kena pajak atau jasa kena pajak
- Sebagai sarana kredit pajak masukan bagi Pengusaha Kena Pajak yang telah membeli barang kena pajak
- Bukti pungutan pajak, misalnya PPn dan PPnBM kepada barang kena pajak yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai
- Sebagai rujukan yang sah saat menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan
Tips Memperoleh Pembayaran Invoice dengan cepat
Sebagai penjual, Anda pasti membutuhkan pembayaran yang cepat untuk melindungi perusahaan dari kesulitan menyelesaikan pembayaran yang tertunda karena faktur tidak jelas. Berikut ini kiat untuk pembayaran invoice yang dilakukan cepat.
1. Mudah dimengerti
Tips pertama adalah membuat invoice yang sederhana dan mudah dimengerti oleh pelanggan. Buatlah nama barang atau jasa dengan menuliskan nama produk secara lengkap. Agar memudahkan pelanggan dalam mengetahui barang dan jasa apa yang mereka pesan.
Jangan lupa untuk meletakkan logo perusahaan, sehingga bisa membantu pelanggan mengindetifikasi bisnis Anda. Dengan menambahkan logo bisa membuat perusahaan Anda terlihat lebih professional.
2. Kirimkan Kepada Orang yang Tepat
Pastikan invoice tersebut, dikirimkan ke orang yang tepat. Beberapa kesalahan umum sering kali terjadi, seperti mengirimkan invoice ke banyak orang. Hal ini hanya membuat penerima menganggap akan ada orang lain yang akan mengurus pembayaran tersebut.
3. Tawarkan Metode Pembayaran yang Fleksibel
Berikan metode pembayaran yang mudah agar pelanggan Anda senang dan terbantu saat melakukan pembayaran. Selalu ingat jika kemudahan dan efesiensi adalah segalanya dalam dunia bisnis.
Berikan cara pembayaran yang mudah dilakukan, sehingga pelanggan Anda puas dan terbantu ketika melakukan pembayaran. Ingatlah bahwa kemudahan dan efesiensi sangat diperlukan dalam dunia bisnis.
4. Berlakukan Denda untuk Keterlambatan Pembayaran
Tidak ada salahnya bila Anda memberlakukan denda jika pembayaran terjadi keterlambatan. Dengan menambahkan biaya keterlambatan, maka Anda sudah menekankan unsur penting pada tagihan tersebut.
Baca juga: Surat Jalan Barang, Dokumen Wajib Saat Pengiriman Barang
