Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sistem yang dibuat untuk merapihkan, menertibkan dan memudahkan suatu pekerjaan. Oleh karena itu, bagaimanapun bentuk dan jenis perusahaan tersebut, pasti membutuhkan sebuah panduan untuk menjalankan tugas dan fungsi setiap elemen atau unit perusahaan. Untuk lebih jelasnya kali ini kita akan membahas tentang pengertian, manfaat, cara pembuatan, dan contoh dari Standar Operasional Prosedur.

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

1. Moekijat (2008)

Standar Operasional Prosedur adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

2. Sailendra (2015:11)

Standar Operasional Prosedur merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.

3. Tjipto Atmoko (2011)

Standar Operasional Prosedur adalah suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Manfaat Dari SOP

Sebagai pedoman kerja, tentu saja Standar Operasional Prosedur memiliki peran penting dalam perusahaan, terutama untuk dijadikan dasar bagaimana anggota perusahaan harus melakukan pekerjaannya.  Berikut ini adalah beberapa manfaat Standar Operasional Prosedur diantaranya:

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
2. SOP membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus ketika melaksanakan tugas.
4. Membuat ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk meningkatkan kinerja dan membantu mengevaluasi usaha yang sudah dilakukan.
5. Menciptakan materi training yang bisa membantu pegawai baru untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat.
6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi yang dilakukan sudah efisien dan dikelola dengan baik.
7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
9. Membantu menemukan kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Cara Membuat SOP

Dalam pembuatan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip seperti, efisiensi dan efektivitas, kemudahan dan kejelasan, kepatuhan terhadap hukum, keterukuran, dinamis, keselarasan, berorientasi kepada pengguna. Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk membuat Standar Operasional Prosedur :

1. Membuat Susunan Kerja

Cobalah untuk meminta kepada manajer atau pimpinan bagian dalam perusahaan Anda untuk membicarakan dengan pegawai mereka, agar menentukan hal-hal apa yang harus harus dibahas dalam membuat Standar Operasional Prosedur.

2. Merencanakan Alur Proses

Seperti menentukan format, menetapkan alur proses, menyetujui format dan membuat template, menentukan bagaimana SOP tersebut akan diakses dan lain sebagainya.

3. Lakukan Wawancara

Melakukan wawancara terhadap karyawan untuk mengetahui apa saja aktivitas harian mereka dalam pekerjaan dan bagaimana mereka bekerja.

4. Tulis, Bahas & Sosialisasikan

Jika wawancara sudah dilakukan dan memeriksa dokumen tata laksana kerja, maka perusahaan tersebut sudah dapat membuat SOP,  mengkaji ulang dengan pihak terkait, dan melihat apakah masih ada kesenjangan peraturan antara pihak pegawai dan perusahaan. Jika sudah ada kesepakatan,  itu bisa disosialisasikan.

5. Adakan Pelatihan

Setelah disepakati dan disosialisasikan, Langkah selanjutnya yaitu perlu diadakan pelatihan agar SOP dapat berjalan dengan baik dan benar sesuai apa yang diharapkan.

6. Evaluasi

Dalam jangka waktu 1 tahun sekali setidaknya perusahaan harus mengadakan evaluasi terhadap relevansi berjalannya SOP. Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah ada peraturan yang ditambah atau dihilangkan.

 

Baca Juga: Fungsi dan Tugas HRD Dalam Sebuah Perusahaan